Organisationales Lernen

METHODENKATALOG
Ordnungsschema Geschäftsprozeß-Management

Das Ordnungsschema Geschäftsprozeß-Management (GPM) ordnet die Methoden den Stufen beim Geschäftsprozeß-Management zu. Die Kategorien dieses Ordnungsschemas entsprechen daher den Stufen des Geschäftsprozeß-Management.

• Stufe 1: Vorstudie
• Stufe 2: Beschreibung des Prozesses
• Stufe 3: Messung des Prozesses
• Stufe 4: Beherrschung des Prozesses
• Stufe 5: Veränderung des Prozesses
• Stufe 6: Kontinuierliche Verbesserung des Prozesses

Stufe 1: Vorstudie

Auf dieser initialen Stufe des Geschäftsprozeß-Management werden die Organisationsmitglieder von funktionalem zu Prozeß-orientiertem Denken hingeführt. Je Geschäftsprozeß wird ein Prozeßeigner definiert. Seine wesentlichste Aufgabe ist, seinen Prozeß zu definieren, zu messen und zu steuern, um ihn fortlaufend zu verbessern.

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Stufe 2: Beschreibung des Prozesses

Der Prozeßeigner beschreibt alle Elemente des Prozeßmodells (Kunde/Abnehmer, Kundenanforderungen, Output, Zulieferer, Anforderungen an die Zulieferer, Input, Arbeitsinhalt). Er legt die Schnittstellen und Abgrenzungen zu anderen Prozessen fest. Die Vereinbarungen mit Kunden und deren Anforderungen werden ebenso dokumentiert wie die vereinbarten Anforderungen an die Zulieferer. Prozeß- Tätigkeiten werden zweckmäßig mit Ablaufdiagrammen beschrieben.

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Stufe 3: Messung des Prozesses

Um die Übereinstimmung mit den Anforderungen an einen Prozeß sichtbar und nachvollziehbar zu machen, muß der Prozeß gemessen werden. Ein Prozeß ist nur beherrschbar, wenn er meßbar ist. Nur was meßbar ist, ist steuerbar. Und nur was steuerbar ist, kann verbessert werden. Eine große Herausforderung an den Prozeßeigner stellt die Entwicklung und Einführung von geeigneten Meßmethoden besonders für nicht produktionsspezifische Prozesse (z.B. Personalwesen, Vertrieb, etc.) dar.

Aus der LO-Sicht ist auf dieser Stufe besonders wichtig, daß die Entwicklung und Einführung von geeigneten Meßmethoden strikt partizipativ geschieht. Dabei sollte auch darauf Bedacht genommen werden, daß für Prozesse mit einem niedrigen Strukturierungs- und/oder Reifegrad stiuativ angepaßte und WEICHE Maßzahlen wesentlich besser geeignet sind als HARTE ZAHLEN, die leicht in die Irre führen können.

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Stufe 4: Beherrschung des Prozesses

Prozeßbeherrschung bedeutet, daß

• Kundenanforderungen permanent adäquat erfüllt werden und damit die Kundenzufriedenheit sichergestellt ist,
• keine signifikanten Prozeßabweichungen festzustellen sind,
• das Meßsystem eine sofortige Identifizierung von möglichen Prozeßschwankungen, bevor Fehler entstehen, erlaubt,
• Konsistenz des Inputs gegeben ist und
• notwendige Korrekturmaßnahmen gleichzeitig auf den Entstehungsprozeß und die Produkt/Dienstleistungsschwächen abzielen.

Wesentlich auf dieser Stufe ist daher, geeignete Problemlösungsstrategien zu entwickeln, um Problemursachen rechtzeitig zu erkennen bzw. Probleme vor ihrem akut werden zu lösen. Dadurch werden die Prozesse besser geplant, die Ressourcenausnutzung optimiert und die Prozeßkosten sinken. Der Kunde, intern wie extern, gewinnt Vertrauen in den Lieferanten und seine Geschäftsprozesse.

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Stufe 5: Veränderung des Prozesses

Veränderung des Prozesses bedeutet, daß der Prozeßeigner durch geeignete Maßnahmen den Prozeß auf das nächsthöhere Qualitätsniveau bringt. Ziel ist dabei immer, einen Null-Fehler-Prozeß zu erreichen. Dies führt zu fehlerfreieren Produkten bzw. Dienstleistungen und damit zu niedrigeren Gestehungskosten.

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Stufe 6: Kontinuierliche Verbesserung des Prozesses

Verbesserung des Prozesses bedeutet, ihn wirksamer und leistungsfähiger zu machen. Der neue, verbesserte Prozeß wird vom Prozeßeigner neu beschrieben, das Meßsystem adaptiert und der neue Prozeß beherrscht - und damit beginnt der Verbesserungszyklus von Neuem.

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