Wissensmanagement Methoden/Werkzeuge

bullet1 Wissensteilung

bullet2 Lessons Learned Prozess

WAS
Ein Lessons Learned Prozess ist eine Lernschleife, durch die systematisch neue, erfolgsbestimmende Erfahrungen sowohl von Einzelpersonen als auch von der gesamten Organisation in ihren Handlungen integriert werden.

Das zyklische Vorgehen (siehe Abbildung) umfasst die Schritte Identifizieren und Aufbereiten von positiven als auch negativen Erfahrungen, die von den Beteiligten im Rahmen eines Projektes, der Lösung eines Problems oder bei der Bewältigung einer kritischen Situation gemacht wurden, das Setzen von daraus abgeleiteten Maßnahmen und die nachhaltige Integration des Gelernten durch Verbesserung der damit verbundenen Prozessen oder Praktiken in der Organisation.
    
WARUM
Ziel dieser Methode ist systematisch aus erfolgreichen und weniger erfolgreichen Vorgehensweisen bzw. Fehlern für die Zukunft zu lernen und diese Lehren nachhaltig in der Organisation zu verankern.
WIE
Die drei zyklischen Schritte eines Lessons Learned Prozesses (siehe Abbildung oben) umfassen im Detail folgende Aktivitäten:

1.    Identifizieren und Aufbereiten der Erfahrungen:
Zunächst wählt das Management in der Organisation jene Projekte, Aktivitäten oder besonderen Ereignisse aus, wo es deutlich positive und/oder negative Abweichungen zwischen geplantem bzw. erwartetem und tatsächlichem Vorgehen gab. Im nächsten Schritt identifizieren die Hauptbe- teiligten bzw. Schlüsselpersonen gemeinsam mit dem Management die wichtigsten Themen, zu denen die Erfahrungen von möglichst vielen Be- teiligten gesammelt werden sollen. Anschließend sucht man für den Einzelfall jene Erfassungsmethode bzw. jene Kombination von Methoden aus, die voraussichtlich die passende Ergebnisqualität bei vertretbarem Aufwand liefert (siehe Abbildung unten).

Als Erhebungsmethoden können strukturierte Einzel- oder Gruppeninterviews, Narrativer Wissenstransfer, Story-Telling-One-Day, Critical Incident Technik oder Manöverkritik-Sitzungen zum Einsatz kommen. Eine Einzelperson oder ein Team versuchen dabei, am besten mit Unterstützung eines Moderators oder eines Leitfadens, Antwort auf die Frage zu finden, welche Lehren aus den vergangenen Ereignissen gezogen werden können, um die negativen Abweichungen zu vermeiden bzw. um die Erfolge zu wiederholen.

Um die Nachvollziehbarkeit und Wiederverwendung dieser Erfahrungsberichte durch andere Personen in ähnlichen Situationen, die diese Erfahrungen nicht unmittelbar gemacht haben, zu fördern, empfiehlt es sich folgender Grundstruktur zu folgen:
  1. Gesamtsituation kurz beschreiben und Rahmenbedingungen, unter denen diese Erfahrungen gemacht wurden.
  2. Je identifiziertem Kernthema beschreiben und begründen, was man in dieser Situation wieder so machen, unbedingt vermeiden bzw. keinesfalls mehr so machen und was man anders machen sollte.
  3. Ev. allgemeine Empfehlungen hinzufügen, die nicht in das Schema unter Punkt 2 passen.
Diese Beschreibung sollte möglichst kurz und knapp gehalten werden, ohne auf die wesentlichsten Aussagen zu verzichten. Wenn es der Kontext erfordert, dass diese Beschreibung ausführlicher ausgeführt werden muss, sollte eine Zusammenfassung an den Anfang gestellt werden, die einen guten ersten Überblick über die gemachten Erfahrungen geben.
2.    Maßnahmen setzen:
In der Analyse dieser komprimierten Dokumentation durch das Manage- ment werden die darin enthaltenen Aussagen mit den Prozessen und Praktiken im Unternehmen in Beziehung gesetzt. Daraus ergeben sich Maßnahmen, bestimmte Prozesse oder Praktiken zukünftig auf eine ganz neue oder verbesserte Art und Weise zu handhaben. Es können auch Sofortmaßnahmen sein, um etwas ab sofort gar nicht mehr zu tun oder ein Problem auf der Stelle zu lösen.

3.    Gelerntes integrieren:
Die Ergebnisse der gesetzten Maßnahmen werden nach einer angemessenen Zeitspanne auf ihre Wirksamkeit hin überprüft, und wenn sich die erwarteten positiven Auswirkungen in der Organisation ergaben, in die Prozessbeschreibungen, Verfahrensvorschriften und Arbeitsanweisungen integriert. Um die Nachhaltigkeit der geänderten Prozesse und Praktiken zu gewährleisten, werden ergänzend Informationskampagnen und Trainings für die betroffenen Mitarbeiter durchgeführt. Auf diese Art und Weise werden aus identifizierten Kernerfahrungen gelernte Lektionen. Organisationales Lernen hat somit stattgefunden.
Referenzen
[ Fürs05 ], [ Lehn09 ], [ Milt10 ], [ Plum06 ]
Mittelmann, Angelika (2011): Werkzeugkasten Wissensmanagement.
Norderstedt: Books on Demand, S. 74-79.

Copyright 1998-2013 Angelika Mittelmann. Letzte Änderung am 18.02.2013.